Pour faire face
à un environnement de travail en constante évolution, les professionnels
administratifs sont donnés un large éventail de responsabilités. Ces
professionnels de bureau peuvent se spécialiser dans un certain nombre de
domaines, de professions juridiques, médicales et d'éducation pour les domaines
publics ou technologique. Compétences administratives varient selon les différentes
industries ainsi que des lieux géographiques différents.
Même s'il n'est
pas toujours nécessaire, de nombreux professionnels de l'administration sont
certifiés ou titulaires de diplômes dans les affaires, l'administration, les
programmes de technologie des systèmes de bureau, ou connexes. Tous ces postes
seront généralement besoin d'au moins un diplôme d'études secondaires à
l'entrée. En outre, il est souvent utile d'avoir de l'expérience ou de
formation dans un domaine particulier. Par exemple, ceux qui travaillent dans
un cadre juridique pourrait trouver utile d'avoir des compétences
administratives liées aux études juridiques.
Les
professionnels de bureau dans les industries technologiques peuvent juger utile
de posséder supplémentaires de mathématiques, des sciences ou des compétences
informatiques. La plupart des emplois publics exigent généralement l'achèvement
d'un examen du service civil ainsi. La formation continue, des ateliers, et les
organisations professionnelles sont d'autres excellentes façons d'acquérir de
nouvelles connaissances et de compétences administratives.
Bien que leurs
fonctions puissent varier d'un champ à l'autre endroit à l'autre, la plupart
des professionnels de bureaux seront encore partager un ensemble similaire de capacités.
Un de ces inclut ayant de solides compétences en organisation. Professionnels
de l'administration doivent avoir la capacité d'effectuer plusieurs tâches et
de faire usage des compétences de gestion du temps. Les travailleurs
administratifs sont connus pour jongler avec de nombreuses tâches et les
clients, en plus de respecter les délais. Ces professionnels doivent non
seulement prévoir des procédures générales de bureau, mais aussi de soutenir le
personnel, effectuer la planification; achats de poignée, de former les autres,
et d'interagir avec les clients, les fournisseurs et le grand public.
En outre, les
compétences administratives des employés de bureau doivent inclure
communication exceptionnel, à la fois écrite et orale. Non seulement ils sont
responsables de l'invite, une gestion efficace de tous les appels, ils doivent
également vérifier régulièrement la messagerie vocale et les messages
électroniques, les transmettre aux parties concernées. Écriture forte, la
recherche et la grammaire sont également importants pour la bonne gestion de la
correspondance écrite dans et hors du bureau. Professionnels de
l'administration sont essentiellement la bouée de sauvetage de l'office.
Ayant
connaissance de règles de bonne conduite d'affaires et de pratiquer discrétion
avec le contenu et les matériaux sont sensibles compétences administratives
supplémentaires nécessaires dans un environnement de bureau. Un autre aspect
essentiel du travail comprend des compétences technologiques. Les
professionnels de bureau doivent posséder de solides compétences en
informatique et la dactylographie. Ils doivent aussi se tenir au courant des
changements technologiques dans les différents systèmes logiciels tels que
traitement de texte, des tableurs et des bases de données, et de maintenir les
compétences Internet adéquates. La gestion des documents est essentielle aussi
bien.
La tenue de
dossiers comprend les procédures de classement qui impliquent dépôt
électronique et la main. Au milieu de tout cela, des employés administratifs
sont souvent nécessaires pour maintenir la paperasse et des fournitures ainsi
que distribuer le courrier et les colis. En outre, l'équipement au sein du
bureau, tels que des télécopieurs, des photocopieurs et des imprimantes, doit
être contrôlée et maintenue tout au long de la journée. Compétences
administratives exigent l'éducation et la formation tout au long afin de suivre
l'évolution des technologies et des exigences à travers le monde.
Ecrit par: N.
Phipps
Edité par:
Bronwyn Harris
