La passation des
marchés implique un processus systématique d'identification et d'acquisition,
par voie d'achat ou d'acquisition, les services nécessaires au projet, les
produits ou les résultats de fournisseurs externes qui effectueront le travail.
Il est généralement une fonction de chef de projet, mais certaines
organisations choisissent de sélectionner une personne autre que le chef de
projet pour gérer ces fonctions. Il y a six processus largement reconnues par
l'industrie de la gestion de projet en tant que partie intégrante de la gestion
de l'approvisionnement du projet.
Le premier de
ces processus est la planification des achats et des acquisitions. Dans cette
étape, les besoins qui nécessitent l'externalisation sont identifiés. Sources
pour obtenir les biens nécessaires, les services ou les résultats sont
différenciés par une analyse de marché. Dans la planification de la passation
des marchés, les objectifs du projet sont examinées pour s'assurer de
l'acquisition n'a pas s'écarter des objectifs fixés. La réalisation de cette
étape comprend l'identification des ressources nécessaires à l'acquisition, la
détermination du type de contrat nécessaire pour assurer l'acquisition et la
préparation d'un plan de gestion des achats.
La planification
du contrat, demander des réponses du vendeur, et en sélectionnant le vendeur
sont les trois processus suivants qui pourraient être réalisées. Dans la
planification de contrat, il est nécessaire de décrire en détail les produits
ou services demandés. Les appels d'offres et des soumissions doivent être
documentées pour éviter les problèmes.
Lorsque vous
demandez vendeur réponses et des propositions, des fournisseurs spécifiques
sont identifiés et placés sur une liste de vendeurs qualifiés. Fournisseurs
sélectionnés sont considérés comme qualifiés en fonction de leur capacité à
fournir les biens ou services tenant compte des contraintes du projet, leur
intérêt à fournir les biens ou services, et le caractère raisonnable de leurs
offres. Une fois que les vendeurs potentiels ont été mis à part, les
propositions des vendeurs sélectionnés sont évalués afin de déterminer le
meilleur vendeur de livrer les biens ou services. Après les vendeurs sont
choisis, les contrats sont négociés.
L'administration
des contrats est essentielle aux droits de passation des marchés du projet.
Définissant clairement les obligations, les responsabilités et les objectifs de
rendement est essentielle pour achever cette étape. Une performance
satisfaisante du contrat implique le suivi de l'exécution des objectifs fixés.
À certains moments, le responsable des achats de projet peut être nécessaire de
corriger les processus en vue d'obtenir les résultats souhaités. Les
modifications du contrat doivent être contrôlés et documentés pour prévenir les
réclamations juridiques inutiles.
Une fois le
contrat terminé, la dernière étape consiste à fermer le contrat. Le contrat est
vérifié pour s'assurer tous les termes du contrat ont été remplies. La
fermeture du contrat consiste à évaluer la performance des fournisseurs et
documenter les leçons apprises dans l'exécution du contrat.
La passation des
marchés n'est pas une science exacte. Bien que ce processus est généralement
admis au sein de l'industrie, de l'exécution réelle peut différer entre les
organisations. De nombreux cours sont disponibles qui enseignent les stratégies
utilisées par les gestionnaires de l'approvisionnement du projet. Les collèges
communautaires et les ministères de l'éducation de longues universités offrent
souvent des cours sur ce sujet.
Ecrit par: S.
Crawford
Edité par: C.
Wilborn
