Communément
appelé un appel d'offres, la demande de proposition est un document utilisé par
de nombreuses organisations de recevoir des offres de services ou de biens
auprès de fournisseurs potentiels. La structure exacte de l'appel d'offres peut
varier d'une situation à une autre. Cela signifie que la formule de la façon de
rédiger une demande de propositions dépendra en grande partie de la culture de
l'entité qui émet la demande et ce qu'ils espèrent apprendre à partir des
réponses. Voici quelques exemples d'éléments que l'on retrouve dans de nombreux
appels d'offres indépendamment de l'industrie ou de l'organisme concerné.
Comme avec beaucoup
d'efforts d'écriture d'affaires, une demande régulière de la proposition
débutera en indiquant le but du document. Cela peut généralement se résumer en
quelques phrases et permet aux candidats ou des partis invités à soumettre une
proposition formelle de savoir exactement ce que l'entité émettrice est à la
recherche de la façon de services ou de biens. Même les plus occasionnels de
formats pour un appel d'offres comprendront des informations de cette nature.
Avec indiquant
l'objet ou la raison de l'appel d'offres, il n'est pas rare que des
informations générales sur l'entité à être inclus. L'information fournit
généralement des détails limités sur la taille de l'entreprise, le nombre
d'emplacements actuellement maintenu et aucun plan immédiat d'expansion qui
pourraient influer sur les réponses des candidats. Habituellement, le détail
n'est pas destiné à être exhaustif. Cependant, il est généralement suffisant
pour permettre aux candidats de mener des recherches sur eux-mêmes pour
développer leur compréhension des besoins de l'émetteur de la demande de proposition.
Dans la
structure, une demande de proposition peut être très large ou très détaillées.
Certaines demandes sont plus d'une page et ne comprennent que les lignes
directrices générales pour la soumission, comme quelques domaines spécifiques
pour répondre, comment soumettre la proposition fini, et la date à laquelle
toutes les propositions sont dues. D'autres appels d'offres prévoient des
sections spécifiques et un format qui doit être suivie à coup sûr.
Il y a des
avantages à ces deux approches pour le formatage de la demande de proposition.
Le format large garantit que l'information nécessaire sera contenue dans le
corps de la réponse, mais permet à l'entité de se faire une idée de la façon
dont chaque candidat se présente lorsque permis une grande marge de manœuvre
dans la réponse. En revanche, un format très structuré raconte le demandeur
exactement comment organiser les données d'une manière qui est sûr d'avoir un
sens pour l'entité émettrice. Dans le même temps, la structure globale permet
de comparer littéralement les réponses de plusieurs répondants côte à côte, en
descendant la liste des sections une par une.
Selon le type de
service ou des biens en cause, la demande de proposition peut contenir des
exemples de scénarios qui illustrent ce que l'auteur de la demande doit partir
d'un fournisseur en routine et les situations d'urgence. Par exemple, si
l'appel d'offres porte sur des services de téléconférence, l'auteur peut
souhaiter savoir si le vendeur ne peut garantir la disponibilité d'un nombre
déterminé de ports ou des lignes, même pendant les périodes d'affluence. Le
vendeur peut également traiter des questions spécifiques telles que la mise en
œuvre d'un réseau de soutien pour une utilisation dans le cas d'une grande
urgence de l'entreprise, ou si le vendeur ne peut gérer la planification et
l'exécution des appels de conférence, sans peu ou pas de préavis.
Les ntreprises
ou autres organisations qui ont besoin d'émettre un appel d'offres, mais ne
sont pas sûr de savoir comment structurer le document au mieux peuvent souvent
commencer le processus en utilisant l'un des nombreux requête gratuit pour
modèle la proposition d'options disponibles en ligne. Ces modèles peuvent être
modifiés selon les besoins. Dans certains cas, les modèles sont livrés avec au
moins une demande par exemple de la proposition, qui servira de guide pour
l'individu ou l'équipe chargée de la responsabilité de préparer l'appel
d'offres.
Ecrit par:
Malcolm Tatum
Edité par: Bronwyn
Harris
