Un répondeur
automatique est un programme qui génère automatiquement une réponse quand il
reçoit des informations. L'utilisation classique de répondeurs automatiques est
en email gestion, mais ces programmes peuvent également être trouvés sur les
sites Web. Ce type de programme peut être un outil très utile et puissant pour
tout, de marketing Internet à la gestion des admissions à l'université.
Beaucoup de gens ont rencontré une certaine version du répondeur automatique à
un moment donné dans leur vie.
Les premières
versions de ces programmes ont été conçues pour renvoyer des erreurs quand un
e-mail n'a pas pu être livré, pour alerter l'expéditeur d'un problème. Après le
système de distribution du courrier avait fait plusieurs tentatives, il dirait
le répondeur de contacter l'expéditeur et lui dire que l'e-mail n'a pas été
livré. La cause de l'erreur peut être détaillé ainsi, de sorte que l'expéditeur
ne savoir pourquoi l'erreur s'est produite, et comment il pourrait être évitée
à l'avenir.
Ce concept a
également commencé à être adoptée par des gens qui voulaient envoyer des
réponses instantanées quand ils ont reçu des e-mails de laisser les expéditeurs
savent que le courriel a été reçu, et une réponse pourraient être attendus. Ces
répondeurs automatiques sont couramment utilisés sur les sites de service à la
clientèle de dire aux gens que leurs demandes ont été reçues, et qu'elles
seront traitées dans un délai de temps défini. Cette technique est également
utilisée dans le marketing, de sorte que lorsque quelqu'un fait une tentative
de contact, ce contact est immédiatement retourné et renforcé.
Les gens peuvent
utiliser les répondeurs automatiques pour gérer leur courrier électronique
quand ils sont hors du bureau ou indisponible, ainsi. Pendant les vacances,
beaucoup de gens mis en place répondeurs automatiques de sorte que quand ils
reçoivent des e-mails, les expéditeurs sauront pourquoi une réponse personnelle
ne sera pas immédiatement disponible. Les gens qui sont particulièrement
préoccupés de répondre aux courriels et demandes peuvent tourner sur le
répondeur quand ils ne sont pas disponibles, même si ce n'est que brièvement
lors d'une réunion ou au déjeuner.
Les programmes
basés sur le contenu sont également disponibles. Par exemple, quand quelqu'un
veut se désabonner d'une liste de diffusion, le serveur génère un répondeur
automatique pour confirmer que le nom et l'email de la personne ont été
retirés. Ces répondeurs automatiques basés sur le contenu permettent aux gens
de se concentrer sur des courriels et des questions qui doivent être
personnellement assisté à un gain de temps dans le bureau. Programmes sur les
sites effectuent souvent la même fonction, guider les utilisateurs à travers
les enquêtes de base pour voir si le répondeur automatique peut aider avant une
vraie personne doit s'impliquer.
